O conferință, indiferent că este medicală, științifică sau despre educație, fie că se desfășoară la nivel național, internațional sau chiar online, nu este ceva ce se poate organiza fără să îi dedici tot timpul și atenția ta. Chiar și după ce găsești locația perfectă pentru conferință - aceasta fiind una dintre activitățile cele mai solicitante - tot mai sunt multe aspecte de pus la punct. Spre exemplu, te-ai gândit cum vor arăta invitațiile? Dar cateringul cine îl va asigura? Vei avea nevoie de traducători, interpreți? Ori de echipamente tehnice mai performante? Cu atât de multe detalii logistice pe cap, nu uita să ții un ochi și pe buget!
Dacă simți că toate aceste aspecte ce țin de organizarea unui eveniment îți depășeșc resursele de timp și îți provoacă răbdarea, poate ar fi bine să apelezi la profesioniși în organizarea de conferințe. Iar pentru a te ajuta să iei cea mai bună decizie pentru evenimentul tău, ne-am decis să îți expunem toate aspectele pe care trebuie să le iei în considerare atunci când organizezi o conferință:
Planificarea conferinței:
● Crearea unui concept creativ pentru promovarea evenimentului în rândul publicului țintă
● Căutarea mai multor variante de locații în funcție de tematică și număr vizat de participanți si buget.
● Managementul participanților (invitație, înregistrare, menținere comunicare, formular feedback)
● Planificarea în detaliu a programului conferinței, inclusiv stabilirea speakerilor
● Stabilire canale și buget de promovare
● Servicii de PR
● Asigurarea de echipament si personal tehnic pentru conferință
● Catering pentru eveniment (coffee breaks, mese, after party)
● Asigurare de traducatori și interpreți
● Asigurarea transferurilor pentru eveniment
● Asigurarea cazărilor pentru participanți (cerere, analiză ofertă, rezervare)
● Amplasarea materialelor publicitare si informative în locație (postere, roll up-uri)
● Planificarea de excursii și activități recreative.
Activitățile din timpul conferinței:
● Primirea participanților, înregistrarea și distribuirea materialelor pentru conferință
● Monitorizarea bunului mers al programului
● Suport pentru speakeri
● Asigurarea de suport logistic pentru sponsori
● Verificarea echipamentelor media
● Suport pentru presa prezentă la eveniment
● Organizarea de conferințe de presă la finalul evenimentului
● Colectarea de feedback de la participanți
Activități organizatorice după conferință:
● Întocmirea rapoartelor de activitate, a proceselor verbale și facturarea serviciilor către beneficiar
● Pregătirea bazei de date pentru evenimente similare din viitor
● Revista presei
DAL Travel este, pe lângă o agenție de turism cu peste 20 de ani de experiență pe piața din România, și un organizator profesionist de evenimente corporate și private, organizând de-a lungul timpului o mulțime de festivaluri (printre care și mai multe editii ale Festivalului Cerbul de Aur), congrese medicale, cursuri, seminarii și team building-uri. Departamentul de organizare evenimente al DAL Travel oferă pentru companii din toată România întreaga logistică a planificării evenimentului, până la cele mai mici detalii - de la locație, la personal auxiliar, servicii de publicitate, catering, servicii de asistență pe parcursul evenimentului, închirieri mașini, transferuri de la aeroport/gară la locație, activități de recreere etc, alături de suport 24/7 din partea unui organizator profesionist de evenimente. Contactează-ne telefonic sau prin email pentru a planifica împreună conferința companiei tale!
